به گزاش روابط عمومی اداره‌کل کتابخانه‌های عمومی استان مرکزی، پیگیری میدانی، هماهنگی‌های بین‌بخشی و پیشبرد همزمان چندین محور اجرایی، بخش مهمی از فعالیت‌های حوزه امور کتابخانه‌ها و امور همکاری‌ها و مشارکت‌های اداره‌کل کتابخانه‌های عمومی استان مرکزی را در ماه‌های اخیر به خود اختصاص داده است؛ فعالیت‌هایی که با محوریت آماده‌سازی کتابخانه مرکزی اراک، سامان‌دهی تجهیزات و منابع، پیشبرد فرآیند جذب نیروی انسانی و توسعه ظرفیت‌های همکاری و درآمدزایی دنبال شده است.
بررسی گزارش‌های کاری این حوزه از اواخر خرداد تا اوایل آبان‌ماه، تصویری از مجموعه‌ای به‌هم‌پیوسته از اقدامات اجرایی، کارشناسی و مدیریتی ارائه می‌دهد که بخش قابل‌توجهی از آن بر تکمیل زیرساخت‌های کتابخانه مرکزی اراک و فراهم‌کردن مقدمات بهره‌برداری از این مجموعه متمرکز بوده است.
کتابخانه مرکزی اراک؛ کانون اصلی پیگیری‌های اجرایی
کتابخانه مرکزی اراک در ماه‌های مورد بررسی، محور اصلی بخش مهمی از فعالیت‌های حوزه امور کتابخانه‌ها و همکاری‌ها و مشارکت‌ها بوده است. پیگیری خرید، تأمین، تحویل و جانمایی تجهیزات، بررسی فضاهای داخلی، هماهنگی با طراحان و شرکت‌های مجری و تعامل مستمر با بخش‌های تخصصی نهاد کتابخانه‌های عمومی کشور، مجموعه اقداماتی را شکل داده که با هدف پیشبرد مراحل آماده‌سازی این پروژه دنبال شده‌اند.
در این مسیر، تهیه و بازبینی فهرست تجهیزات، بررسی ریزاقلام و برآورد هزینه‌ها، پیگیری استعلام‌ها و تعیین تأمین‌کنندگان، هماهنگی برای ساخت تجهیزات در کارگاه‌های منتخب و نظارت بر روند تحویل اقلام، به‌صورت مستمر در دستور کار قرار داشته است. تحویل تجهیزات مختلف از جمله تلویزیون‌ها و نمایشگرهای تعاملی، قفسه‌های ریلی بخش نسخ خطی، تجهیزات نظافتی، اقلام آبدارخانه و سایر ملزومات نیز بخشی از این فرآیند بوده است.
همچنین، پیگیری آماده‌سازی فضاهای موردنیاز برای ثبت منابع، بررسی شرایط نگهداری و استقرار تجهیزات، ارزیابی وضعیت طبقات و بخش‌های مختلف ساختمان و بازدیدهای مکرر میدانی، در کنار جلسات کارشناسی با مسئولان استانی و کشوری، به پیشبرد امور اجرایی این مجموعه کمک کرده است.
از دیگر اقدامات این حوزه، هماهنگی برای ثبت منابع کتابخانه مرکزی بود؛ فرآیندی که با آماده‌سازی فضا، تفکیک و انتقال کتاب‌ها، همکاری با کتابداران و عوامل اجرایی و پیگیری امور مرتبط با ثبت منابع همراه شد. در این بخش، استفاده از ظرفیت کتابخانه‌های دکتر مهین حصیبی و استاد محمدرضا محتاط برای پیشبرد عملیات ثبت منابع نیز در برنامه کار قرار گرفت.
سرمایه انسانی؛ از برنامه‌ریزی جذب تا ارزیابی نیروها
تأمین نیروی انسانی موردنیاز کتابخانه مرکزی اراک، یکی دیگر از محورهای مهم فعالیت‌های این دوره بود. بررسی وضعیت نیروی انسانی، تنظیم فهرست متقاضیان، آماده‌سازی فرم‌های ارزیابی، هماهنگی با کتابداران استان و برنامه‌ریزی برای برگزاری مصاحبه‌های شغلی، بخش‌هایی از این فرآیند را تشکیل داد.
این اقدامات با برگزاری جلسات هماهنگی و تعامل با مسئولان حوزه توسعه کتابخانه‌های نهاد کتابخانه‌های عمومی کشور ادامه یافت و حضور عوامل اجرایی و کارشناسان در مراحل مختلف ارزیابی و مصاحبه، زمینه پیگیری منظم‌تر فرآیند جذب نیرو را فراهم کرد.
در ادامه، ارزیابی اولیه متقاضیان در استان مرکزی نیز با مشارکت شهرستان‌های اراک، زرندیه، دلیجان، محلات و شازند برگزار شد. طراحی و تدوین فهرست‌های ارزیابی رؤسای شهرستان‌ها و پیگیری تکمیل ارزیابی کتابداران و کتابخانه‌ها در فصل تابستان نیز در زمره اقدامات مرتبط با سامان‌دهی و پایش منابع انسانی قرار داشت.
توسعه همکاری‌ها و مشارکت‌ها؛ از اهدای کتاب تا فعال‌سازی ظرفیت‌های اقتصادی
در کنار فعالیت‌های مربوط به کتابخانه مرکزی، توسعه مشارکت‌ها و بهره‌گیری از ظرفیت‌های مردمی و اقتصادی، بخش دیگری از برنامه‌های این حوزه را به خود اختصاص داد.
پیگیری طرح «اهدانش» با هدف جذب کتاب‌های اهدایی برای غنی‌سازی منابع کتابخانه مرکزی، تکمیل فهرست‌های مربوط به کتاب‌های اهدایی مؤسسه قلم‌چی، دریافت و سامان‌دهی این منابع و توزیع کتاب‌ها میان شهرستان‌ها، از جمله اقدامات انجام‌شده در مسیر تقویت گنجینه کتابخانه‌ای استان بود.
همچنین، سامان‌دهی و بهره‌گیری از فضاهای فرهنگی و تجاری کتابخانه مرکزی، از طریق بررسی ظرفیت‌های قابل واگذاری، برآورد و کارشناسی قیمت فضاها، مذاکره با متقاضیان، انتشار فراخوان‌ها، بازدیدهای میدانی، بررسی پیشنهادها و پیگیری مراحل اداری و قراردادی دنبال شد.
برگزاری جلسات با کارشناسان و مسئولان مرتبط، پیگیری فرآیندهای استعلام و بررسی شرایط واگذاری، از جمله اقداماتی بود که با هدف شناسایی ظرفیت‌های قابل بهره‌برداری و فراهم‌کردن زمینه استفاده مؤثرتر از فضاهای موجود انجام گرفت. در این میان، موضوع انعقاد قرارداد با شرکت‌های متقاضی و بررسی کاربری‌های تجاری و فرهنگی نیز در دستور کار قرار داشت.
بررسی سامانه‌های فرصت‌های درآمدزایی و برگزاری نشست‌های تخصصی در این زمینه، در کنار پیگیری ظرفیت‌های قابل برون‌سپاری در سایر کتابخانه‌های استان، نشان‌دهنده توجه این حوزه به توسعه منابع درآمدی و استفاده هدفمند از ظرفیت‌های موجود است.
بازطراحی فضاهای کتابخانه‌ای و ارتقای کیفیت خدمات
فعالیت‌های این دوره تنها به کتابخانه مرکزی محدود نبود و بررسی وضعیت فضاهای سایر کتابخانه‌ها نیز در برنامه کار قرار داشت.
پیگیری طرح توسعه و بازطراحی کتابخانه عمومی عباس اقبال آشتیانی، برگزاری جلسات کارشناسی درباره بخش کودک، ارائه طرح‌های پیشنهادی برای فضاهای مطالعه و دیوارنگاره‌های مرتبط با پژوهشگران و مطالعه و بررسی امکان بهسازی بخش‌های مختلف، بخشی از اقدامات این حوزه در زمینه ارتقای کیفیت فضاهای کتابخانه‌ای بود.
در این چارچوب، بررسی طرح توسعه بخش کودک، فضاهای مطالعه خانوادگی و نوجوانان و ارائه پیشنهادها برای دریافت نظر و تصمیم‌گیری مسئولان، در کنار بازدیدهای کارشناسی و جلسات مرتبط با تأمین اعتبار و تجهیزات، دنبال شد.
همچنین، بررسی نقشه و وضعیت کتابخانه‌های استان با هدف رفع محدودیت‌های ارائه خدمات، برگزاری جلسات کارشناسی درباره مسائل اجرایی برخی کتابخانه‌ها و پیگیری موضوعات مرتبط با دورکاری و مشکلات موجود در سطح شهرستان‌ها، از دیگر فعالیت‌های این حوزه در مسیر بهبود شرایط خدمت‌رسانی بود.
ارزیابی عملکرد و تقویت نظام پایش کتابخانه‌ها
بخش دیگری از فعالیت‌ها به امور نظارتی، ارزیابی و تهیه گزارش‌های مدیریتی اختصاص داشت. بررسی و تکمیل ارزیابی کتابخانه‌ها و کتابداران، تمدید عضویت کتابداران استان، تهیه فهرست‌های مرتبط با رؤسای شهرستان‌ها و تکمیل گزارش‌های فصلی و ماهانه، از جمله اقدامات این بخش بود.
تهیه گزارش تعاملات سه‌ماهه حوزه مشارکت‌ها، جمع‌بندی گزارش شش‌ماهه عملکرد مدیرکل و رؤسای شهرستان‌ها و تدوین گزارش وضعیت استان و شهرستان‌ها در یک نگاه، زمینه ارائه تصویری منسجم‌تر از فعالیت‌ها و ظرفیت‌های موجود را فراهم کرد.
در کنار این موارد، ارسال پاسخ مکاتبات نهاد کتابخانه‌های عمومی کشور، پیگیری امور اداری و مالی، برگزاری جلسات شورای اداری و تعامل با شهرستان‌ها برای بررسی مسائل و نیازهای اجرایی، از دیگر فعالیت‌های مستمر این حوزه به شمار می‌رفت.
پیگیری مستمر؛ از جلسات کارشناسی تا حضور میدانی
مرور گزارشات نشان می‌دهد که پیشبرد امور در این دوره، ترکیبی از جلسات مدیریتی، هماهنگی‌های کارشناسی، پیگیری‌های اداری و حضور مستمر در محل پروژه‌ها بوده است. تعامل با معاونان و مدیران تخصصی نهاد کتابخانه‌های عمومی کشور، مسئولان استانی، کارشناسان مالی و فنی، طراحان، شرکت‌های مجری و متقاضیان همکاری، بخش مهمی از سازوکار پیشبرد امور را تشکیل داده است.
جمع‌بندی؛ حرکت همزمان در چند جبهه اجرایی
مجموع اقدامات ثبت‌شده در این دوره را می‌توان در پنج محور اصلی خلاصه کرد: پیشبرد مراحل آماده‌سازی کتابخانه مرکزی اراک، سامان‌دهی منابع و تجهیزات، برنامه‌ریزی و اجرای فرآیندهای مرتبط با جذب و ارزیابی نیروی انسانی، توسعه ظرفیت‌های همکاری و درآمدزایی و بهبود فضا و کیفیت خدمات در کتابخانه‌های استان.
این مجموعه فعالیت‌ها بیانگر آن است که آماده‌سازی یک کتابخانه بزرگ و چندبخشی، صرفاً به تأمین تجهیزات یا تکمیل فضای فیزیکی محدود نمی‌شود؛ بلکه به هماهنگی مستمر میان منابع انسانی، منابع کتابخانه‌ای، زیرساخت‌ها، فرآیندهای مالی و اداری و ظرفیت‌های مشارکت نیاز دارد.
از این منظر، پیگیری‌های انجام‌شده در حوزه امور کتابخانه‌ها و امور همکاری‌ها و مشارکت‌ها را باید بخشی از تلاش هماهنگ برای فراهم‌کردن زمینه بهره‌برداری مناسب از ظرفیت‌های کتابخانه‌ای استان مرکزی و ارتقای کیفیت خدمات فرهنگی و مطالعاتی به شهروندان دانست.
